一、接收和发送文件（含电报，下同），机要件、平件和急件要分别登记。急件要登记日期和交接时间。特急件和急件，要随收随送。一般件，院内的当日分送，外发的2天内发出。文件的登记和收发要做到不错记错送，不迟记迟送，不漏记漏送。 

　　二、机要员只登记机要件，其它信件由办公室派专人收发登记。信件先送办公室主任提出拟办意见，再送院领导批示。其中需要办理的和要优先传递阅批的重要文件，立即送批与传递。 

　　三、需传阅的文件，由专人组织传阅，传阅后及时送交机要员，履行签收手续。一般传阅件在每位领导同志处或每个部门停留的时间不超过2天；急件传阅，应随到随看，不得积压。传阅文件要附传阅单，注明日期。领导阅后应签名，部门阅后应及时送还办公室。 

　　四、院发文由院办公室统一负责装封寄发，各部门印发的文件由承办部门自行装封后送办公室统一寄发。 

　　五、外发文件要做到不漏装、错发，封装要严密牢固，封面书写清楚准确。不符合要求的，办公室可不接收、不发送，对特别重要或紧急的文电，应派人专送。 

　　六、文件存放必须做到安全、保密，严防损坏丢失。对未分送的文件，下班前一律入柜加锁。对带密级的传阅文件，机要室应当天收回保管，不得在机要室外过夜。 

　　七、公文办理完毕后，收发人员应根据文书档案管理的有关规定，将具有保存价值的文稿、材料收集齐全后移交档案室归档。 

　　八、对于没有存档价值的公文，要登记造册，经院领导批准后销毁。销毁秘密等级以上公文按有关规定办理。 

　　九、本制度由办公室负责解释。